Svatba pro svatební koordinátorku - výzdoba

Přináším vám další část povídání o tom, jak jsme se připravovaly na Nininu svatbu. Svatba je už dávno za námi, takže už mohu odhalit tajemství a povědět o zajímavých a nečekaných událostech, které se nám během příprav i svatebního dne staly.
Jak jsem už několikrát zdůrazňovala, pro zahájení svatebních příprav potřebujete určit tři věci: datum svatby, místo konání obřadu a místo konání hostiny.
Datum Nininy svatby bylo stanoveno na 16. června. Místem konání obřadu se stal jeden z nejkrásnějších českých zámků - Průhonický zámek, který spolu se svým parkem tvoří naprosto dokonalé pozadí pro svatbu a svatební focení.

Místo na svatební hostinu se hledalo hůř. Nina se nechtěla na hostinu vracet zpět do Prahy, ale v Průhonicích je bohužel málo restaurací, které by měly prostor dost velký pro 60-70 osob. Vytipovaly jsme několik restaurací, ale když jsme tam jely podívat, vyšlo najevo, že se pro nás nehodí: buď byl celý prostor nevhodně rozdělen sloupy, přes které by hosté na sebe nebo na snoubence neviděli, nebo měl sál málo světla a tmavý nábytek, anebo po celém prostoru byly rozmístěny pohovky, které se nedaly nijak odstranit a znemožňovaly tak uspořádání stolů dle našich představ.   
A když už jsme byly zoufalé a začaly přemýšlet nad tím, jak přepravíme 60 osob z Průhonic do Prahy a do které z našich oblíbených pražských restaurací se vejde 60 osob, tak jsme našly přesně to, co jsme hledaly.

www.piparket.cz

Jednalo se o prostory jedné z restaurací, které jsou určeny spíše pro sportovní akce (mají tam označení na podlaze, velký panel s basketbalovým košem na jedné straně a podium na opačné straně), ale s francouzskými okny místo jedné stěny. Velký a světly sál. Svatby se v těchto prostorech nikdy nekonaly, ale jiné společenské akce se tam pořádaly, a my se nebojíme být v něčem prvními.
Stoly, ubrusy, židle a potahy na ně poskytovala restaurace. Rozhodly jsme se, kam umístíme rautové stoly a fotokoutek, jak uspořádáme stoly pro hosty a kam usadíme novomanžele. A zůstaly nám dvě podstatné otázky: jaká bude výzdoba a co uděláme s basketbalovým panelem. 

www.sokolovnapruhonice.cz

Prvním nápadem, který se Nině moc líbil, byly stromy.

www.weddingthemesis.com

Zjistily jsme však, že najít tyto stromy v potřebném počtu je v Praze nereálné. Žádná z půjčoven, které půjčují svatební věci, tyto stromy buď neměla vůbec, nebo jich měla 1-2 kusy, kdyžto my jsme potřebovaly 6-7. Našly jsme je až v Olomouci, ale sešlo z toho kvůli problému s doručením. Nakonec jsme nápad se stromy zamítly (a založily vlastní půjčovnu, do které nakupujeme především věci, které jinde sehnat nejde). A zrodil se nápad se srdci.

www.versanis.cz

Na hodní podstavce jsme chtěly umístit květiny, na dolní dat svíčku. Ale zjistily jsme, že pro stoly, které máme k dispozici, jsou tato srdce moc velká. A tehdy se zrodila třetí a poslední koncepce.

Pro svoji svatbu Nina zvolila malinově-bilo-zlatou barevnou kombinaci a téma labutí. Po poradě s floristkou jsme se rozhodly pro vysoké vázy, které měly stát uprostřed stolů. Na koncích pak měly být květinové kompozice v akváriích.
Pro číslování stolů Nina zvolila krásné dřevěné labutě, které držely číslo.

                                                                                                                Arman wedding

Dalším zajímavým řešením se staly stuhy na židle. Nechtěly jsme tam dávat žádné těžké stuhy, a tak po dlouhých úvahách a hledání jsme se rozhodly pro stuhy z organzy dvou barev - zlaté a malinové. Pro upevnění stuh na židle jsme vymyslely vlastní mechanizmus, díky kterému to vypadalo, že stuhy se vznáší ve vzduchu. :)

Arman wedding

Stoly jsme vyzdobily zlatou organzou se srdíčky, která trochu zpestřila bílé ubrusy. Jmenovky měly tvar labutí a byly umístěny na skleničky. 

Arman wedding

Od stolů hostů se lišil stůl pro novomanžele. Jelikož byl menší (pouze pro novomanžele a svědky) a stal čelem do sálu, musely jsme pro něj zvolit jinou výzdobu. Výsledkem byla větší květinová kompozice na kraji stolu (místo akvárií a vysokých váz) a zlatá organza se srdíčky, umístěna na přední straně stolu spolu se svítícím řetězem.

 www.weddingsphoto.cz

Ale tou nejsložitější otázkou zůstával basketbalový panel. První nápad, který jsme dostaly, byl spojen s květinovou výzdobou. Ale jednalo se o dost drahou variantu a navíc moc komplikovanou z hlediska realizace. Panel se nacházel několik metrů nad zemí a zdobit by se měl ze žebříku. Bylo dost těžké zjistit, jak dlouho výzdoba potrvá a zda se vůbec podaří. 
Nakonec jsme se rozhodly pro látku, umělé květiny a světelné řetězy. Samotný koš jsme se rozhodly vyzdobit umělými květinami.
Koupily jsme látku, na kterou se našily květiny a světelné řetězy. Zůstal ale jeden problém: jak to všechno na panel připevnit, aby se uprostřed svatební hostiny celá tato konstrukce nespadla dolu na hlavy novomanželů, jejichž stůl stal přímo pod panelem. Změřit tloušťku panelu jsme nemohly, přístup k němu spolu se zahradním žebříkem (obyčejný by nestačil) nám poskytli pouze večer před svatbou.  Musely jsme to odhadnout. A s tím odhadováním to našemu týmu obecně moc nejde, proto třeba vždy mám v kabelce metr :)
Vyrazily jsme do různých obchodu s domácími potřebami a řešení jsme našly. Jedná se o naše know how, o které se zatím nechceme dělit :) Náš panel nakonec vypadal takhle (omluvte prosím tu mizernou kvalitu fotky, ale fotila jsem ho třesoucíma se rukama potom, co jsem slezla ze žebříku :) ):

Arman wedding

V pátek před svatbou jsme jely do Průhonic připravit sál. Měly jsme dat na židle stuhy, rozmístit jmenovky, rozhodnout ohledně zasedacího pořádku. A zkusit ten náš "závěs na koš", jak jsme začaly říkat našemu skvělému nápadu pro basketbalový panel.
Je mi moc líto, že jsme neudělaly žádnou fotku toho, jak jsme tam ten závěs dávaly. Ale bohužel v okamžiku, kdy jsme ho tam upevňovaly, měly jsme všechny tři plné ruce práce: já jsme stala na žebříku, bojovala se strachem z výšek a proklínala toho, kdo tam ten panel vůbec dal, a přemyšlela nad tím, jak mám šikovně spadnout, abych si nezlomila levou ruku, protože zítra na obřadu bych měla jít za svědkyni. A Nina se Světlankou se snažily udržet žebřík.  Ale zvládly jsme to. Panel jsme vyzdobily a, čemu se divíme dodnes, podařilo se nám naprosto správně odhadnout tloušťku, takže náš mechanismus pro upevnění závěsu dokonale zapadl na místo a pevně ukotvil závěs. Takže sál před příchodem hostů vypadal nakonec takhle:

Arman wedding

Další výzvou se stal zasedací pořádek. Nině se moc líbil nápad, který jsme jednou dostaly v nouzi na jedné z našich svateb. Ale zjistily jsme, že v našem případě tento nápad uskutečnit nemůžeme. Ale o nápady nouzi nemáme, takže jsme honem vymyslely něco naprosto jiného :)

www.weddingsphoto.cz

Výzdobu jsme doplnily, jak jinak, našimi nejoblíbenějšími kousky, které nechyběly snad na žádné z našich svateb: naším polštářkem na prstýnky a naší truhlou na dárky.

www.weddingsphoto.cz

www.weddingsphoto.cz

Tak takhle ve zkratce vypadal proces vypracování projektu a realizace výzdoby pro Nininu svatbu.  

Svatební organizátorka vs. svatební koordinátorka

Když někdo začne mluvit o svatebních organizátorech,  většina lidí ihned vzpomene na známý film s Jennifer Lopezovou, kde hraje sebevědomou svatební organizátorku připravenou na jakékoli situace a krize.

http://www.thehunchblog.com

Ale kdo jsou ti svatební organizátory, čím se liší od koordinátorů a k čemu je vůbec potřebujete, pokud si můžete svatbu zorganizovat sama? No, a pokud už se rozhodnete pro nějakou tu organizátorku, tak jak najít tu správnou? 

Zkusím vám to trochu objasnit a začnu u svatební organizátorky :)

huffingtonpost.comhuffingtonpost.com

Svatební organizátorka

Svatební organizátorka je žena (může to být vlastně i muž, ale častěji si toto povolání volí z pochopitelných důvodů ženy), která vám pomůže s organizací vaší svatby. Celý ten dlouhý proces, který počíná prvním setkáním s nevěstou a ženichem a končí samotným svatebním dnem, je prací svatebního organizátora. 
Doporučí Vám vhodné místo na obřad i hostinu, představí svatební floristku a dekoratérku, poradí ohledně svatebního dortu a šatů. Navíc organizátorka dohlíží na rozpočet, místo vás komunikuje se všemi dodavateli, podepisuje smlouvy a kontroluje jejich práci.

perthbridalfair.com.au

Organizace svatby je docela složitým procesem, který je velice časově náročný. Proto je velkou výhodou práce s organizátorkou je právě úspora vašeho času, sil a nervů. 

Dobrá svatební organizátorka má celou databázi kontaktů na dodavatele z různých cenových kategorií a může vám doporučit ty, které se vám budou nejvíce hodit jak z hlediska ceny, tak z hlediska kvality. Navíc svatební organizátorka zná všechny klady a zápory většiny oblíbených míst na hostiny, ví, kde například můžete tančit až do rána, a kde bude muset zábava skončit odbitím 22.hodiny; kde je lepší hostina formou rautu, a kde bude lepší volbou menu. Poví vám o cenách za pronájem obřadních míst, poradí, kde sehnat dekorace a jaké květiny jsou sezonní. 

Ovšem, všechny tyto informace můžete najít sama. Ale musíte mít na paměti, že svatební místa obvykle neuvádějí své ceny a veškeré podmínky pronájmu na svých stránkách. Budete muset se s nimi spojit, ptát se na spoustu věcí, čekat na odpovědi. A přitom vás se skoro určitě nezeptáte na celou řadu velmi důležitých otázek, jednoduše proto, že je to první svatba, kterou organizujete a spousta věcí vás prostě nenapadne. Manažer restaurace zase nemusí vás informovat o tom, na co se neptáte, a tak může problém vzniknout v té nejméně vhodné chvíli - ve svatební den. 

Nebo zkuste zvolit fotografa ze stovek, které najdete na internetu. Dokonce i objednávka svatebního dortu není tak jednoduchá, jak se může na první pohled zdát.

https://www.fullonwedding.com/hiring-a-wedding-planner-pros-and-cons/

Hlavním důvodem proti svatebnímu organizátorovi je obvykle finanční otázka. Proč dávat někomu 10-15-20 % z vašeho svatebního rozpočtu, když můžete všechno zorganizovat sama? A kdo organizuje moji svatbu lépe, než já?
Budu upřimná: záleží na tom, jak moc si ceníte svého času. A jestli jste ochotná věnovat se organizačnímu procesu naplno? 

Jednou jeden náš klient na posvatební schůzce řekl: "Když jsme se setkali poprvé, přemýšlel jsem, proč mám dávat organizátorům 10 % z rozpočtu? Ale teď, po svatbě, vám musím říct, že máte za takovou práci moc nízkou provizi!"

https://www.glamour.com/weddings/wedding-planning

Jaká se pozná dobrá svatební organizátorka? 

Jednotný návod na to, jak si vybrat skvělou svatební organizátorku, pochopitelně chybí. Ale uvedu několik bodů, které by vám mohly napovědět, zda na schůzku dorazil opravdový profesionál a zodpovědný člověk.


1. Svatební organizátor je osoba, která by se měla ve svatbách vyznat. Věřte mi, nemůžete pracovat v tomto oboru a nevědět, například, kolik pater je v dortu pro 50 osob, kolik lidí si sedne za kulatý stůl, které květiny se více hodí pro léto, a které pro zimu.  Během let, co dělám svatební organizátorku, jsem se dozvěděla tolik věcí z nejrůznějších oblastí  tak či onak spojených se svatbami, že už můžu napsat knihu. Proto, pokud na každou vaší otázku organizátorka odpovídá vyhýbavě nebo slibuje, že potřebné informace zjistí, je to varovný signál. Samozřejmě, nikdo nemůže vědět všechno, a pokud organizátorka si není něčím jistá a slibuje, že ty informace dohledá, není to důvod pro paniku, navíc, jedná-li se o nějaké dost specifické otázky (což se však na prvních schůzkách skoro nestává). Ale. 90 % informací vědět musí. 

http://sample.churchmember.us/wedding-plan

2. Svatební organizátorka by vám měla nabídnout uzavření smlouvy. Práce bez smlouvy je obrovským rizikem. Svěřujete této osobě nejen organizaci svatby, ale především své peníze. Smlouva by proto měla být přehledná, bez podivných formulací a zamotaných odstavců. Nejpřehledněji by měl být popsán proces placení a povinnosti každé ze stran (ano, i klienti mají své povinnosti vůči organizátorce, ale tomu se věnuji níže).

https://iguana-idm.com/iguana/contract-management/

3. Svatební organizátorka by vám neměla nutit jednoho konkrétního dodavatele. Ano, ví, kdo je spolehlivější a nejlepší na trhu. Ale nikdy se nejedná jen o jednoho člověka. Proto, pokud vám organizátorka nutí jen jednu floristku a odmítá spolupracovat s kýmkoli jiným, je to špatně. 

V naši agentuře obvykle nabízíme dva-tři dodavatele z odpovídající cenové kategorie, uvádíme jejich klady a zápory. Týká se to především fotografů a video operátorů, klienti by podle nás měli mít možnost si zvolit toho fotografa, čí práce se jim nejvíce líbí. 

Ano, dáváme přednost spolupráci s jednou cukrárnou a jednou floristkou, se kterými máme dobré zkušenosti i vztahy, a o kterých víme, že se na ně můžeme spolehnout. Ale kdykoli je našim klientům doporučujeme, zdůrazňujeme, že nemáme problém pracovat s někým jiným z této oblasti, pokud se jim třeba nebude líbit nabídka od floristky nebo nebude chutnat žádný dort na ochutnávce. V tomto případě jsme připraveny nabídnout jiné dodavatele. 

Na druhou stranu je velice nepravděpodobné, že by organizátorka souhlasila s tím, že s vámi navštíví 20 svatebních míst nebo kontaktuje pro vás 30 fotografů. Obvykle se jedná o ztrátu času, jak vašeho, tak organizátorky. Pokud jste se obrátila na organizátorku, zkuste také věřit jejím doporučením. 

Něco z mé zkušenosti: na začátku fungování naší agentury jsme se snažily vyjít klientům co nejvíce vstříc, hledaly stále nové a nové varianty (obvykle se to týkalo míst na svatební hostiny), nabízely klientům nová místa, protože v těch předtím se jim nelíbila třeba barva stěn, svítidlo na stropě nebo závěsy na oknech. Nakonec jsme stejně končili u varianty, která byla nabídnuta jednou z prvních. Ale stávalo se to až potom, co jsme my i klienti ztratili spoustu času, sil a nervů. Rozhodly jsme se proto, že do smlouvy přidáme odstavec o třech dodavatelích. Od té doby máme ze smlouvy povinnost nabídnout jen tři varianty. Tento odstavec je určen těm klientům, kteří si nemůžou zvolit a myslí si, že další nová varianta určitě bude lepší, než předchozí. Na druhou stranu, pokud mají klienti k nabídnutým místům logické a adekvátní výhrady, pokračujeme v hledání a nabízíme jim další místa. A tohle je klíčové: dobrý organizátor je flexibilní, nebojí se hledat nová řešení, pracovat s novými lidmi nebo vycházet vstříc vaším přáním. 

https://www.nyiad.edu/design-articles/event-planning/7-reasons-event-wedding-planning-is-a-great-career-choice

4. Po vaší první schůzce by měla organizátorka být schopna sestavit první orientační rozpočet (ovšem, pokud jste dost přesně a podrobně popsala, co si přejete), a možná vám zašle i nějaké fotky, například, pár příkladů sálů nebo barevných kombinací. Ale nemyslete si, že před podpisem smlouvy vám organizátorka poskytne spoustu typů, kontaktů a podělí se o své znalosti. Je to normální. A je to také důsledkem chování některých potenciálních klientů a špatných zkušeností. Nemám problém doporučit cukráře nebo fotografa, když se mě na to někdo zeptá. Ale nic víc. Proto se neurážejte, nechce-li se organizátorka s vámi podělit o všechny kontakty na dodavatele pro vaši svatbu. A nemyslete si, že takhle jednoduše se dostanete k výsledkům její dlouhodobé a velmi náročné práce a sobě tak ušetříte spoustu času. 

kitchenwithkate.blogspot.com

5. Ale až bude smlouva podepsána, neměla by organizátorka od vás nic skrývat. Musíte mít možnost zúčastnit se organizace a kontrolovat výdaje, pokud o to budete mít zájem. V naší smlouvě, například, o tom máme celý odstavec. Máte právo setkat se s fotografem nebo floristkou. Promluvit si s dekoratérkou, zajet na místo, kde se bude pořádat hostina nebo obřad. A hlavně máte právo kontrolovat rozpočet. Odmítá-li organizátorka sdělit, u koho objednává květiny nebo dekorace, je to varovný signál. 

Transparentní finanční vztahy jsou velmi důležitou součástí vaší spolupráce. Organizátorka by měla na vaši výzvu doložit veškeré účtenky a faktury. My obvykle aktualizujeme rozpočet podle toho, jak pokračuje práce, radíme se s klienty ohledně všech cen nebo jejich změny, a nikdy nepodnikáme žádné kroky, spojené s financemi, dokud nedostaneme od klientů písemné povolení (může se třeba jednat i o zprávu na facebooku, ale musíme to potvrzení prostě mít). Navíc naši klienti vždy mohou zavolat našim dodavatelům a zeptat se je na ceny. Neúčtujeme si žádné přirážky, naše ceny jsou ceny našich dodavatelů a proto nemáme, co skrývat. Ale i tohle se na trhu stává, proto na to musíte dávat pozor. 

https://www.rd.com/advice/relationships/13-things-your-wedding-planner-wont-tell-you/

6. A ještě rada: ptejte se známých a kamarádů. 90 % našich nových klientů jsou lidí, kteří se o nás dozvěděli od párů, pro které jsme organizovali svatbu, nebo kteří byli na některé z našich svateb v roli hostů. V našem oboru reklama má jen malý význam, ale reference jsou opravdu důležité. Proto se ptejte, hledejte informace a reference. Ale nesmíte zapomínat na jednu důležitou věc: práce se svatební organizátorkou je prací s člověkem. Organizátorka, která se moc líbila vaší kamarádce, nemusí se vám vůbec líbit. Stává se to. Může být nejlepším odborníkem na trhu, ale prostě vám nesedne emocionálně. A je to fakt velmi důležité. Organize svatby trvá několik měsíců, celou tuto dobu bude organizátorka s vámi stále ve spojení, budete muset se s ní setkávat, mluvit, o něčem rozhodovat. A pokud u vás bude vyvolávat negativní emoce, je to špatně. A proto, i když vám tuto organizátorku někdo doporučil, a vám se přitom vůbec nelíbila, raději ji zdvořile odmítněte hned po první schůzce, která není pro žádnou ze stran závazná. 

Svatební organizátorka - pohled zevnitř 


Pokud si myslete, že svatební organizátorka je člověk, který má k dispozici databázi všech dodavatelů země a stačí, aby napsal pár mailů a máte hotovou svatbu, hluboce se mýlíte. 

Za prvé, organizace jakékoli svatby vyžaduje stálou spolupráci. Mohu pro vás značně zjednodušit celkovou organizaci svatby, ale nemohu místo vás, například, napsat seznam hostů. Přitom se jedná o jeden z klíčových parametrů, který má vliv na hodně věcí (podrobněji se tomu budu věnovat, až budu psát o samotném procesu organizace někdy příště). Proto byste se měla připravit na spoustu otázek, část kterých se vám bude zdát fakt zvláštní, ale věřte mi, žádná z těchto otázek není kladena z ryzí zvědavosti, všechny se totiž na můj seznam dostaly po nějakých zkušenostech a problémech, které vyvstaly ve svatební den a které bych nerada zažila znovu. Proto se snažte odpovídat pravdivě a podrobně. 

www.pinterest.com

Za druhé, ano, 50 % mé práce je spojeno se psaním emailů, hledáním na internetů potřebných informací a obrázků, stálými kontakty s klienty a dodavateli, aby se včas dozvěděli o jakýchkoli změnách či doplněních, sháněním souhlasů či nesouhlasů, probíráním detailů. Zbývajících 50 % je stálým pohybem po městě. Příprava, překlad a podání dokladů na matriku, schůzky s klienty i dodavateli, podepisování smluv, úhrada záloh (ne všichni totiž mají rádi bankovní převody), probírání detailů (to mají v oblíbě moderátoři), návštěva nových míst (ne všechno se dá uvidět na fotografiích), hledání dekorací... Tento seznam je téměř nekonečný. A z toho vyplývá další bod. 

Za třetí, většina našich klientů si je jistá, že organizátorka musí být v kontaktu 24h denně, 7 dní v týdnů. V podstatě, chytré telefony to i umožňují. Často se mi stává, že odpovídám na otázky klientů třeba ve dvě hodiny v noci. Zejména když ze zprávy vycítím nějakou paniku (jednou mi takhle v noci dva dny před svatbou napsal ženich, který zapomněl, kdo má na starost dovoz dortu a obával se, že kvůli tomu zůstanou ve svatební den bez dortu), nebo když se jedná o naléhavou situaci (například, jednou naše nevěsta měla zpožděný let a nestíhala proto domluvené na ráno zkušební líčení, proto jsme tuto otázku musely řešit v noci). Ale jsme také lidé. A organizujeme obvykle několik svateb najednou. Můžeme být na schůzkách, na matrice (a podávání žádosti na matrice není zrovna nejpříjemnější zkušenost, věřte mi), řídit nebo prostě spát. A můžeme také právě koordinovat nějakou svatbu. Proto, pokud vám organizátorka neodpoví hned na volání nebo na zprávu, nepanikařte. Jakmile bude mít možnost, ozve se vám.

http://chicagoweddingblog.com/tag/wedding-planning-3/

A na závěr: svatební organizátory jsou také lidé, lidé, kteří pracují s jinými lidmi. Nikdo z nás nemůže dát 100% záruku, že dodavatel náhle onemocní, něco se pokazí na matrice (i tohle se nám jednou stalo týden před svatbou!), fotograf zaspí a video operator bude mít špatnou náladu. Žádný organizátor, i kdyby byl ten nejlepší a nejzkušenější, se nemůže zaručit, že všechno proběhne, jak má. Proto byste měla být na to aspoň trošku připravena. 

Ale spolupráce s organizátorkou výrazně sníží táto rizika, a to znám z vlastní zkušenosti ne jako organizátorka, ale jako družička :)