Minule jsme mluvili o práci svatební organizátorky, dneska se podíváme na to, čím se zabývá svatební koordinátorka.
Arman wedding agency
Kdo je vlastně koordinátorka?
Svatební koordinátorka je osoba, která se na svatební scéně objeví těsně před svatbou.
Týden před svatbou a samotný svatební den jsou obvykle tím nejrušnějším a nejtěžším obdobím. Musí se stihnout spousta věcí, například, vyzvednout šaty a oblek pro ženicha, zkontrolovat všechny dodavatele, naplánovat rozvrh atd. Ve svatební den je to ještě horší: zkontrolovat, aby všechno začalo včas, zejména líčení a česání nevěsty, aby včas přivezli kytku, aby sál na hostinu byl správně vyzdoben, aby včas byla přistavěna auta, aby všechny hosty byli přivítáni a usazeni dle zasedacího pořádku, aby hudebníci začali hrát, aby dort dovezli a schovali do lednice... Tento seznam je v podstatě nekonečný. A to nemluvím o tom, kolik se toho může pokazit! A kdo se tím vším bude zabývat? Máma? Nejlepší kamarádka? Nebo nevěsta se ženichem v pauzách mezi svatebním obřadem, focením a hostinou?
http://www.huffingtonpost.com/2014/07/01/wedding-fiascos_n_5549620.html
Právě proto potřebujete koordinátorku. Organizaci můžete zvládnout sama (i když ani to nedoporučuji, jak jste jistě pochopili z předchozího příspěvku), ale koordinaci raději přenechejte odborníkům. Ty peníze, co zaplatíte za práci dobře sladěného týmu koordinátorek, opravdu stojí za to.
Žádná nejlepší kamarádka ani sebevíce organizovaná maminka nemůže dobře koordinovat váš svatební den.
Za prvé, není to jejich povinnost: přišly na vaši svatbu a chtějí si ji užit, prožit spoustu pozitivních okamžiků, poplakat během prvního tance, zkusit chytit svatební kytici (no jo, na jedné naši svatbě kytku fakt chytila maminka nevěsty), zatančit si a sníst svůj kousek svatebního dortu. Nechtějí přitom řešit milion otázek spojených s vašim svatebním dnem.
Za druhé, není to jejich práce. Ani ve snu by je nenapadlo, kolik se toho může během svatebního dne přihodit. A pokud se něco takového stane, mohou začít panikařit, nezvládnou rychle vyřešit vzniklý problém, a budou smutné z toho, že vám nedokázaly pomoci. Výsledkem bude, že po vaší svatbě jim zůstanou pouze negativní vzpomínky (nebo celý seznam toho, jak by se věci dělat neměly, jak to dopadlo se mnou po svatbě jedné nejlepší kamarádky, kde jsem nečekaně dostala roli svatební koordinátorky, aniž jsem s tím tehdy měla jakékoli zkušenosti. Na druhou stranu musím uznat, že právě tahle svatba mne dovedla k tomu, že jsem se rozhodla otevřít svatební agenturu).
Luv The Bride
Proto ještě jednou zopakuji: najměte si koordinátorku. Nebo lépe celý tým.
Arman wedding agency
Nejlepší variantou je, když vám organizaci i koordinaci zajišťuje jedná agentura. V tomto případě vaše organizátorka s největší pravděpodobností bude i vaší koordinátorkou (spolu s jednou či dvěma kolegyněmi, v agentuře budou přesně vědět, kolik koordinátorů potřebujete v závislosti na počtu hostů a složitosti svatebního dne). Organizátorka měla pod kontrolou celý organizační proces, zná všechny dodavatele, a oni znají ji. Organizátorka sestavovala rozpočet, měnila ho dle potřeby, platila zálohy, byla v kontaktu se všemi účastníky svatebního dne, a proto ví všechno do nejmenších detailů. Koordinace svatebního dne je pro organizátorku perfektním zakončením dlouhého přípravného procesu.
Arman wedding agency
Druhou variantou je organizovat vše samostatně a najmout si pouze koordinátorku.
Řeknu popravdě: jen málokdy jdeme do koordinace, aniž bychom se podílely na organizaci. Za prvé, je to pro nás mnohem náročnější s hlediska přípravy a stresu. Je opravdu těžké stat se součástí organizace pár dní před svatbou, snažit se zjistit všechny detaily, aniž bychom věděly, o čem, kdy a jak se nevěsta s dodavateli dohodla.
Ano, máme pro tyto případy speciální dotazník, díky němuž dostáváme od snoubenců co nejvíce informací. Ale ani on nás nemůže zachránit před situacemi, které by se nevyskytly, pokud bychom organizaci svatby měly na starosti. Nevěsta si může na něco vzpomenout až na poslední chvíli, může nám poskytnout nesprávné informace, nebo může zapomenout, kolik komu dluží. Obvykle schůze s klienty před svatbou trvá několik hodin a pár krát se nám stalo, že jsme nezůstali u jedné schůzi. Proto jsme se rozhodly, že nemáme zájem o samotnou koordinaci. Na druhou stranu, existuje řada agentur, které nabízí pouze koordinaci, aniž by se zabývaly organizací.
Práce koordinátorky a povinnosti klienta
1. Vypracovat podrobný harmonogram svatebního dne, projít všechny body s klienty.
2. Musíte koordinátorce poskytnout seznam všech dodavatelů, se kterými spolupracujete, s přesným popisem toho, co vám musejí dodat a telefonními čísly ( například: "cukrář, tel.číslo, svatební dort 1 ks, svatební koláčky 100 ks).
2. Pokud se s koordinátorkou domluvíte, že bude místo vás platit dodavatelům (obvykle 90 % dodavatelů chce doplatek právě ve svatební den), musíte koordinátorce poskytnout seznam všech, komu něco dlužíte s uvedením jednotlivých částek, a dále dát koordinátorce obálky s přesnými částkami a nadepsaným jménem (pokud koordinátor je zároveň organizátorem, obvykle to má na starosti on).
3. Musíte koordinátorce poskytnout seznam hostů a zasedací pořádek, aby v případě nouze mohl rychle dohledat hosta v seznamu a dovést ho k jeho místu.
4. Několik dní před svatbou musí koordinátorka kontaktovat všechny dodavatele, představit se a zeptat se, zdá všechno platí.
5. Ve svatební den dohlíží koordinátorka za plněním harmonogramu, aby obřad a hostina proběhly bez komplikací, dává signal hudebníkům nebo číšníkům, pomáhá hostům najít jejich místo, vítá hosty i dodavatele, odpovídá na všechny otázky, řeší všechny problémy a na vás se obrací jen pokud nemá jinou možnost. Tím pádem veškeré informace během dne dostáváte od koordinátorky, komunikujete pouze s ní a ne s desítkou různých osob. Nemusíte myslet na peníze, na to, zda všichni našli svá místa, na to, aby dort naservírovali včas nebo aby hrála správná hudba. To všechno má na starosti koordinátorka.
Komplikace ve svatební den
Ano, máme pro tyto případy speciální dotazník, díky němuž dostáváme od snoubenců co nejvíce informací. Ale ani on nás nemůže zachránit před situacemi, které by se nevyskytly, pokud bychom organizaci svatby měly na starosti. Nevěsta si může na něco vzpomenout až na poslední chvíli, může nám poskytnout nesprávné informace, nebo může zapomenout, kolik komu dluží. Obvykle schůze s klienty před svatbou trvá několik hodin a pár krát se nám stalo, že jsme nezůstali u jedné schůzi. Proto jsme se rozhodly, že nemáme zájem o samotnou koordinaci. Na druhou stranu, existuje řada agentur, které nabízí pouze koordinaci, aniž by se zabývaly organizací.
Arman wedding agency
Práce koordinátorky a povinnosti klienta
1. Vypracovat podrobný harmonogram svatebního dne, projít všechny body s klienty.
2. Musíte koordinátorce poskytnout seznam všech dodavatelů, se kterými spolupracujete, s přesným popisem toho, co vám musejí dodat a telefonními čísly ( například: "cukrář, tel.číslo, svatební dort 1 ks, svatební koláčky 100 ks).
2. Pokud se s koordinátorkou domluvíte, že bude místo vás platit dodavatelům (obvykle 90 % dodavatelů chce doplatek právě ve svatební den), musíte koordinátorce poskytnout seznam všech, komu něco dlužíte s uvedením jednotlivých částek, a dále dát koordinátorce obálky s přesnými částkami a nadepsaným jménem (pokud koordinátor je zároveň organizátorem, obvykle to má na starosti on).
3. Musíte koordinátorce poskytnout seznam hostů a zasedací pořádek, aby v případě nouze mohl rychle dohledat hosta v seznamu a dovést ho k jeho místu.
4. Několik dní před svatbou musí koordinátorka kontaktovat všechny dodavatele, představit se a zeptat se, zdá všechno platí.
5. Ve svatební den dohlíží koordinátorka za plněním harmonogramu, aby obřad a hostina proběhly bez komplikací, dává signal hudebníkům nebo číšníkům, pomáhá hostům najít jejich místo, vítá hosty i dodavatele, odpovídá na všechny otázky, řeší všechny problémy a na vás se obrací jen pokud nemá jinou možnost. Tím pádem veškeré informace během dne dostáváte od koordinátorky, komunikujete pouze s ní a ne s desítkou různých osob. Nemusíte myslet na peníze, na to, zda všichni našli svá místa, na to, aby dort naservírovali včas nebo aby hrála správná hudba. To všechno má na starosti koordinátorka.
Arman wedding agency
Komplikace ve svatební den
Jelikož jsem vás pořád strašila problémy, které se mohou během svatebního dne vyskytnout a na které je obvykle málo kdo připraven, je čas k tomu říct něco bližšího.
Svatební den je vždy pln emocí, nejrůznějších lidí (jak hostů, tak těch, kdo se podílí na organizaci svatebního dne - dodavatelé, číšníci, dekoratéry, moderátor...) a spousty dějů, které musejí proběhnout rychle a správně. Proto se v průběhu svatebního dne může stat leccos.
Jednou jsem se zúčastnila konference svatebních koordinátorek, kde holky mluvily o svých zkušenostech. A některé jejich historky byly opravdu jako z hororu :)
Svatební den je vždy pln emocí, nejrůznějších lidí (jak hostů, tak těch, kdo se podílí na organizaci svatebního dne - dodavatelé, číšníci, dekoratéry, moderátor...) a spousty dějů, které musejí proběhnout rychle a správně. Proto se v průběhu svatebního dne může stat leccos.
Jednou jsem se zúčastnila konference svatebních koordinátorek, kde holky mluvily o svých zkušenostech. A některé jejich historky byly opravdu jako z hororu :)
Z těch nestandardních situací, které jsme s mými kolegyněmi zažily na vlastní kůži, vám mohu nabídnout několik našich oblíbených historek, které obvykle vykládáme nevěstám před nebo raději až po svatbě:
o zničených automobilovým olejem svatebních šatech
o figurce nevěsty na svatebním dortu, která měla špatnou barvu vlasů (naše nevěsta byla brunetka, a nevěsta na dortu - blondýnka)
o vázách s květinami, které pořád padaly kvůli větru
o družičce, která náhle onemocněla
o autě, které pro nevěstu nepřijelo, a o šílené jízdě na matriku
o opilé nevěstě (tak obdobnou historku podle mne má každá svatební koordinátorka)
o tom, jak si nevěsta spletla rozměry zasedacího pořádku
o moderátorovi a kladivu
o moderátorovi a kladivu
o zapomenutých konfetách
o tom, jak nikdo neuměl zašněrovat svatební šaty
o hostech, které se ztratili
o hudbě, která nechtěla hrát
o balóncích, které se zamotaly.
A není to zdaleka kompletní seznam všech problémů, které jsme musely během našich svateb řešit.
Žádná, opravdu žádná svatba se bez problémů neobejde. Výhodou koordinátorek je, že už se s obdobnými situacemi potkaly nebo předpokládají, že se něco takového může stat, a proto jsou morálně připraveny na jakékoli krize. A když jsou připraveny, tak jsou vyzbrojeny. My například máme celý kufřík s nejrůznějšími věcmi, který nás hodně krát zachránil. Máme celou krabici stuh, špendlíků, lepidel, nůžek a dalších obdobných materiálů, ze kterých můžeme velmi rychle něco udělat (takhle jsme řešily problém se špatným zasedacím pořádkem). Vždycky máme záložní plán: například v případě s hudbou, která nechtěla hrát, nás zachránilo náhradní cédéčko.
A není to zdaleka kompletní seznam všech problémů, které jsme musely během našich svateb řešit.
Arman wedding agency
Žádná, opravdu žádná svatba se bez problémů neobejde. Výhodou koordinátorek je, že už se s obdobnými situacemi potkaly nebo předpokládají, že se něco takového může stat, a proto jsou morálně připraveny na jakékoli krize. A když jsou připraveny, tak jsou vyzbrojeny. My například máme celý kufřík s nejrůznějšími věcmi, který nás hodně krát zachránil. Máme celou krabici stuh, špendlíků, lepidel, nůžek a dalších obdobných materiálů, ze kterých můžeme velmi rychle něco udělat (takhle jsme řešily problém se špatným zasedacím pořádkem). Vždycky máme záložní plán: například v případě s hudbou, která nechtěla hrát, nás zachránilo náhradní cédéčko.
Ale nejpodstatnější je to, že máme schopnost rychle se rozhodovat, nacházet východiska z opravdu jakýchkoli situací, aniž bychom začaly panikařit nebo zmatkovat, a hlavně aniž bychom znervózňovaly snoubence a hosty. Řešíme problémy tak, aby se nikdo ničeho nevšiml.
Nevěstu, pro kterou nepřijelo auto, jsme posadily do svého auta a odvezly na matriku, zatímco jedná z týmu se domlouvala ohledně malého posunu obřadu. Nevěstu-blondýnu na dortu jsme obarvily na brunetu, družička dostala léky z naší lékárničky, pro zapomenuté konfety jsme našly mnohem vhodnější okamžik. Nikdo si ničeho nevšiml, všichni byli přesvědčení, že všechno běží podle plánu.
A tohle je podstata naší práce. Pokud si nikdo ničeho nevšiml, znamená to, že děláme svoji práci opravdu dobře. A proto, přejete-li si, aby váš svatební den proběhl hladce a podle harmonogramu, nešetřete na svatební koordinátorce :)
Nevěstu, pro kterou nepřijelo auto, jsme posadily do svého auta a odvezly na matriku, zatímco jedná z týmu se domlouvala ohledně malého posunu obřadu. Nevěstu-blondýnu na dortu jsme obarvily na brunetu, družička dostala léky z naší lékárničky, pro zapomenuté konfety jsme našly mnohem vhodnější okamžik. Nikdo si ničeho nevšiml, všichni byli přesvědčení, že všechno běží podle plánu.
A tohle je podstata naší práce. Pokud si nikdo ničeho nevšiml, znamená to, že děláme svoji práci opravdu dobře. A proto, přejete-li si, aby váš svatební den proběhl hladce a podle harmonogramu, nešetřete na svatební koordinátorce :)
Arman wedding agency
Žádné komentáře:
Okomentovat